تاثیر داشبورد عملکرد بر ارتقای سازمانی

تاثیر داشبورد عملکرد بر ارتقای سازمانی

:

ارزیابی عملکرد سازمانی به چگونگی انجام ماموریتها و وظایف و فعالیت های سازمانی و نتایج حاصله از انجام آنهااطلاق می گردد. ارزیابی به فرایند پیچیده سنجش، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد اطلاق می شود. ارزیابی و اندازه گیری عملکرد در بخش های دولتی تلاشی است سیستماتیک برای دانستن اینکه خدمات دولتی تا چه حد جوابگوی نیازهای مردم بوده و توانایی دولت در برآورده نمودن آن تا چه اندازه است.

در عصر کنونی، تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتناب ناپذیر کرده است؛ به گونه ای که فقدان ارزیابی در ابعاد مختلف سازمان اعم از ارزیابی استفاده از منابع و امکانات، کارکنان، اهداف و استراتژی ها، یکی از علائم بیماری سازمان قلمداد می شود.  هر سازمان به منظور آگاهی از میزان مطلوبیت و کیفیت فعالیت های خود به ویژه در محیط های پیچیده پویا، نیاز مبرم به نظام ارزیابی دارد. از سوی دیگر نبود نظام ارزیابی و کنترل در یک سیستم به مبنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمانی تلقی می شود که پیامد آن کهولت و در نهایت مرگ سازمان است. صاحبنظران و محققان معتقدند عملکرد، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل های سازمانی است و مشکل بتوان سازمانی را تصور کرد که مشمول ارزیابی و اندازه گیری عملکرد نباشد (الهی، 1378).

فصل اول تحقیق در برگیرنده کلیات تحقیق است. این کلیات شامل بیان مسئله، اهمیت و ضرورت تحقیق، اهداف، فرضیه ها و تعریف مفهومی و عملیاتی تحقیق می باشد.

    • بیان مسئله:

امروزه مدیران به ارزش و تاثیر ابزارهای گزارش گیری هوشمند در ارتقای سطح سازمانی خویش پی برده اند، اما به ندرت به فکر استفاده از آن به عنوان بخشی از چرخه یادگیری در بعد فردی – گروهی و سازمانی افتاده اند. برای مثال مدیران ممکن است استفاده از داشبورد عملکرد را به عنوان ابزاری جدید در گزارش گیری و حتی ارزیابی سیستم استفاده کنند ولی کماکان به شاخص های داده های آماری استناد می کنند. مدیران سازمانی نمی توانند به این سوال که آیا می شود از ابزاری با این دامنه و گستردگی عملیاتی در جهت افزایش معیارهای فردی و گروهی استفاده کرد و بهره جست ، جوابی ارایه دهند.هر چند در عالم واقع تعیین و ارتقای شاخص هایی همچون مهارت کارکنان ،انعطاف ، وفاداری ، اشتیاق، ترویج کارگروهی ، شناسایی نواقص و حرکت در جهت رفع آن و تقویت قابلیت های بالفعل و بالقوه سازمانی و ترویج آنها در سطح فردی ، گروهی، سازمانی ، به سادگی امکان پذیرنیست اما همگی موارد ذکر شده  در ایجاد محیطی شفاف و پویا در سازمان نقشی انکار ناپذیر دارند( رحیمی، 1385).

در همین راستا استفاده از روش های نوین و هوشمند گزارش گیری و ایجاد دانش از داده های خام موجود در پایگاه داده ها نسبت به سال های گذشته به مراتب پیشرفت نموده است. امروزه در بسیاری از سازمان ها و شرکت های موجود در ایران استفاده از ابزار های سیستماتیکی همچون کارت های امتیاز دهی متوازن ، داشبورد عملکرد ، داده کاوی به شدت رو به فزونی گذاشته است .نیاز به روش های نوین و ارتقای روش های سنتی ارزیابی و یادگیری سازمانی  امری بدیهی و غیرقابل خدشه است.در این میان داشبورد عملکرد با توجه به اهداف مورد نظر در طراحی می تواند ابزاری مناسب در جهت نیل به موارد ذکر شده به شمار آید. داشبورد عملکرد دارای ویژگی های منحصربه فردی است که می تواند  در زمینه تصمیم گیری مدیریتی به شکل کارایی مورد استفاده قرار گیرد(کریمی، 1385).

داشبورد عملکرد یک سیستم اطلاعاتی اجرایی است که معیارهای مالی و غیرمالیرا به عنوان شاخصهای پیاده سازی موفق استراتژی جمع آوری می کند و به کارکنان سازمان کمک می کند کهنتایج اجراهای آزمایشی را با بکارگیری معیارهای کلیدی مورد سنجش قرار دهند. وظیفه اصلیداشبوردهای سازمانی ارائه بهنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد مربوط برای مدیریت دانش و واکنش سریع به تغییرات است( کدیور و دلگشا، 1386).

از مهمترین ویژگی های داشبورد عملکرد که می تواند در زمینه ارتقای سازمانی نقش اساسی بازی کند، می توان به موارد ذیل اشاره کرد( قنبری، 1388؛ خلیلی و همکاران، 1382).

    1. ویژگی هم افزایی
    1. مشاهده شاخصهای حیاتی عملکرد
    1. دقت
    1. پاسخگویی
    1. بهنگام بودن
    1. تعاملی
    1. قابلیت تحلیل

با این همه  و با وجود این که در بسیاری از سازمانها داشبورد عملکرد به صورت فنی پیاده سازی شده است ،اما به ندرت از این ابزار در زمینه ارتقای سازمانی ، بلوغ سازمانی ،یادگیری کارکنان وسازمان استفاده می شود. وجود پرونده های حجیم ارزیابی و آماری،  استفاده و مراجعه به آمارهایی که صرفا داده های خام می باشند با تفسیر وتعبیر دادن آنها در جهت نتیجه گیری هایی که لزوما مبنای علمی ندارند و می تواند نتیجه برداشت مدیران میانی و ارشد باشند …همه و همه نشان دهنده عدم استفاده واقعی ازاین ابزار می باشد.

یکی از مسایلی که در سازمان ها مانع از استفاده صحیح از این ابزار می شود عدم باور پذیری مدیران و کارکنان از تاثیر آن در ارتقای مهارت کاری آنهاست.بنابراین لازم است با پژوهشی علمی تاثیر و کارایی استفاده از داشبورد عملکرد نشان داده شود.

از طرفی دیگر استفاده از معیارهایی که همسویی در جهت چشم انداز سازمانی ندارند می تواند علاوه بر این که هزینه های اضافی بر سازمان القا کند باعث ایجاد بدبینی،افزایش نارضایتی کارکنان ،تصمیم گیری های غلط در سطح بالاو عدم اعتماد وعدم ایجاد فرهنگ و تفکر سیستمی در سازمان می شود.این که چرا سازمانها در ایران نتوانسته اند آنچنان که شایسته است از این ابزار در سطحی بالاتر از یک گزارش گیری صرف استفاده کنند از یک طرف و لزوم شناسایی قوت ها و پتانسیل های این ابزارمدیریتی از طرف دیگر همه نشان گر  ضرورت تحقیق علمی  در این زمینه می باشد.

لذا  براین اساس پژوهش حاضر در صدد نشان دادن تاثیراستفاده داشبورد عملکرد بر روی سطوح مختلف سازمان به صورت سلسله مراتبی در بخش بازرسی(مدیریت درمان ،اسناد پزشکی) سازمان تامین اجتماعی  بر آمده است تا ضمن نمایش تاثیر این ابزار ،با مطالعه میدانی و همه جانبه موانع و محدودیت های استفاده بهینه تر را مشخص کند .با  وجود این که این تحقیق در حوزه تامین اجتماعی انجام می گیرد اما نتایج حاصل می تواند به صورت کلی نیز در سازمانهای مشابه تعمیم داده شود.

پیترسنگه در کتاب رقص تغییر فرآیند تقویت کننده رشد در ایجاد تغییر بنیادی را به سه دسته ذیل تقسیم بندی می کند(سنگه، 1383).

    1. نتایج شخصی و دستاورد های شخصی
    1. ارتباط افراد با یکدیگر و ایجاد گروه های غیر رسمی