ختم مذاکره

2-2-4- ختم مذاکره:

لحظه های آخر مذاکره، به ویژه درمذاکره‌های مهم، که در آن منافع حیاتی برای طرفین درمیان است، نقش تعیین کننده ای در نتیجه مذاکرات دارد واشتباه از سوی هریک از طرفین می تواند بسیار خطرناک باشد. عمده مشکلاتی که در این مرحله رخ می دهد ناشی از خستگی افراد و تعجیل در به پایان رساندن مذاکره است. حتی خبره ترین مذاکره کنندگان وقتی درگیر مذاکره‌های طولانی، پیچیده و نفس‌گیر می‌‌شوند، ممکن است دچار خستگی شوند وبا بروز خستگی، دقت، فدای سرعت و تعجیل می شود. در این وضعیت معمولا جزئیات به چشم نمی آید. جزئیاتی که حریف برای قرار دادن آنها در قرارداد برنامه ریزی کرده است؛ جزئیاتی که ریشه وبنیان کلیات قرارداد محسوب می شوند وعدم توجه به آنها بر نتیجه مذاکره اثر می گذارد. مذاکره‌های طولانی وخسته کننده این خطر را در پی دارد که هر لحظه ممکن است یک طرف در مورد نتیجه بخش بودن آن همه تلاش و کار، به تردید افتد.
در مذاکره‌ها معمولا طرفین از عنصر خستگی به عنوان یک تاکتیک بهره برداری، می کنند. طرفی که بر خستگی غلبه کند، پیروز میدان است.
معمولا عامل خستگی به اضافه عامل عجله، دقت و قضاوت درست نسبت به مفاد قرارداد را قربانی می کند.خبرگان مذاکره از نقش عامل زمان در به نتیجه رساندن و پایان یک مذاکره موفق آگاهند. ایجاد یک احساس نادرست از فوریت کار در ذهن طرف مقابل، می تواند حربه موفقی در تمام کردن یک مذاکره به نفع طرف دیگر باشد. به همین خاطر در بسیاری از مذاکره‌ها یک طرف تلاش می کند تا طرف مقابل متوجه سازد که هر چه مذاکرات زوتر منجر به عقد قرارداد شود، به نفع آن طرف است. مطالب بیشتر در سایت : ahmadansari.com
برای غلبه بر مسئله خستگی وفوریت (تعجیل) در ساعتهای آخر مذاکره، می‌توان به این شیوه توسل جست :
نخستین ومهمترین کار شناخت مسئله و پیچیدگی های آن است. اعضای تیم باید بدانند که به هرحال خستگی به وجود می‌آید واین خستگی برعملکرد آنها تاثیر منفی دارد. آنها باید توجه داشته باشند که طرف مقابل ممکن است احساس کاذب فوریت کار را در ذهن آنها به وجود آورد. می توان در مورد این مسائل پیش از مذاکره بحث کرد وتصمیمهای لازم را برای بر خورد با این شرایط اتخاذ کرد.
دومین راه این است که طرفی که هدف تاکتیک احساس کاذب فوریت قرار گرفته است از همان ابتدا تاثیر این تاکتیک را به حداقل برساند. برای به حداقل رساندن چنین احساسی ،  اعضای تیم باید به خود بقبولانند که معامله یا قرارداد مورد نظر همان اهمیتی را برای طرف مقابل دارد که برای خود آنها دارد. کار دیگری که می‌توان کرد این است که اعضا توجه داشته باشند که در صورت عدم رسیدن به تفاهم، آسمان به زمین نمی آید.
سومین شیوه این است که تیم مذاکره کننده نسبت به تلاش طرف مقابل برای منحرف کردن اولویت های مذاکره از مسائل جزئی و جنبی هشیار باشد. در واقع طرف مقابل انرژی تیم رودررو  را در مسائل جنبی می گیرد وتیم خسته را در برابر مسائل اصلی قرار می دهد.
چهارمین شیوه، استفاده از عوامل محیطی است. مثلا با وارد کردن یک فرد جدید به تیم مذاکره می توان تاکتیک خسته کردن طرف مقابل را خنثی کرد.
آخرین شیوه، استفاده متقابل از تاکتیک خسته کردن علیه تیم مقابل است. این تاکتیک به ویژه هنگامی که تیم حریف بیرون از شهر یا کشور خود قرار دارد، می‌تواند موثر باشد. (‌گرشاسبی، 1384‌، ‌85‌)

مطلب مرتبط :   مبانی نظری  آموزش مثبت نگری

زمان و چگونگی ختم مذاکره به ارزیابی شما از موانع طرف مقابل بستگی دارد.

این مرحله شامل : حفظ انعطاف پذیری، خلاصه برداری و ثبت توافقات، ایجاد نظارت و مرور رویه ها و ایجاد آن برای آینده می باشد. ) مانینگ و روبرتسون،2003،6  ).  [1]                                  در این مرحله توافق انجام شده است تجربه نشان می دهد که نوشتن قرار داد و تنظیم و زبانش می تواند به خودی خود در فرآیند مذاکره باشد. آن طور که ارزشها و مفاهیمش بین دو طرف متفاوت باشد اگر به طور مناسب انجام نشود این مرحله می تواند منجر به مذاکرات رودر روی جدیدی شود بهترین روش برای اجتناب از این کار اطمینان یافتن از این است که هر دو طرف از آنچه که بر روی آن توافق کرده اند قبل از اینکه هر جلسه مذاکره ای را درک کاملی داشته باشند. (  کتوری و غوری،2000، 411 ‌)[2]

پایان گفتگو ممکن است به یکی از صورت های زیر تحقق یابد :

1- حاضر اعطای امتیازی در برابر توافق نهایی بشوید. در این بخشی از مذاکره بر خلاف مرحله ی چانه زنی، باید اعطای امتیاز به گونه ای مثبت مطرح شود.

2- مرحله ای شدن و بخش بندی های الزامی همراه با توافق را بپذیرید.

3- آنچه در گفتگو های گذشته بوده را خلاصه نموده و امتیازات اعطا شده را برجسته کنید.

4- از طریق تهدید می توان به اقدامی که ممکن است در پی پیشنهاد شما بیاید، بر طرف مقابل اعمال فشار نمایید.

5- دست کم دو راه حل پیش پای طرف مقابل قرار دهید و به او امکان انتخاب بدهید. هیچگاه پیشنهادی که واقعاٌ نهایی نیست را نهایی تلقی ننمایید. ( انواری رستمی، 1382، 92 )

مطلب مرتبط :   آنژیوژنز و ورش های آن

برای پایان مذاکره راه های مختلفی وجود دارد باید راهی که انتخاب می کنید مناسب گروه باشد:

1- واگذاری امتیازاتی که برای همه قابل قبول باشد : برای کمک به نهایی شدن معامله امتیاز بدهید و امتیاز بگیرید بدون آن که موضع خود را به خطر بیندازید.

2-  انتخاب راه میانه توسط هر دو طرف، برای قطعی کردن معامله، هر دو طرف بر یک راه میانه توافق کنید.

3- دادن حق انتخاب از بین دو گزینه قابل قبول به طرف مقابل : با پیشنهاد دو گزینه، طرف مقابل را به ادامه مذاکره تشویق کنید.

4- ایجاد انگیزه یا اعمال تحریم : با ایجاد انگیزه یا اعمال تحریم طرف دیگر را تحت فشار بگذارید.

5- ارائه ایده یا اطلاعات جدید در لحظات پایانی مذاکره : ایده های جدیدی که پای مذاکره مطرح می شوند عاملی برای گفتگوهای جدید هستند که ممکن است به توافق طرفین منتهی شود.

6- پیشنهاد تنفس هنگامی که مذاکره به بن بست می رسد : در زمان تنفس طرفین فرصت پیدا می کنند تا به عواقب عدم حصول توافق فکر کنند. ( هلر، 1383، 53 )[3]

به هم خوردن مذاکره و نحوه اداره ی آن :

هنگامی که مذاکره به هم می خورد باید فوراٌ اقدام کرد تا اتفاق جبران ناپذیری صورت نگیرد. هر چقدر از زمان به هم خوردن مذاکره بگذرد وضعیت ناگوارتر می شود و مشکل می توان آن را به حالت متعادل اولیه باز گرداند. برای حداقل کردن خسارت ناشی از به هم خوردن مذاکره، طرفین باید در اولین فرصت ارتباط متقابلی با هم برقرار کنند.

[1] – manning and Robertson

مطلب مرتبط :   نحوه پیشگیری و درمان دیابت

[2] – Cateora  and Ghauri

[3] – heller